2008年12月26日

手帳遍歴7:GTD

すべてのTODOを時間で管理しようとする手帳では、どうしてもやり残したtodoの転記が必要になるため(詳細は手帳遍歴6:ミリ手帳を参照ください)、私は他の方法を探しました。

そして、David Allen氏の"Getting Things Done"
に出会いました。

この本は和訳版の「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」
もあります。




 
 

David Allen氏の提唱する、GTD(Getting Things Done)の概要を説明します。

このGTDは、膨大なやることを抱えていてもストレスを全く抱えずに効率的にやることを実行していくための方法論です。

多くの仕事を抱えてストレスを感じるのは、多くの場合、今いる時間・場所では出来ないTODOを思い出してしまい、「ああ、あれをやらなきゃ。でも今ここでは出来ない・・・」などと、どうせ今すぐにはできない案件のことを無駄に考えてしまうからです。

GTDでは、このように「今できない案件のことを無駄に思い出す」ことを防ぎます。そしてその一方で今できる案件、すべき案件のみに行動を集中するような仕組みを作ります。

どうせ今できない案件のことは忘れ、今できる案件に集中することで、無駄に思い煩うのをやめて、今いる時間・場所で出来ることだけに集中することができるのです。

そのようなことがどうやったらできるのでしょうか。次のような方法です。

1、まず全てのtodoを書きだします。パソコンやPDAに書き込んでも良いですが、私は最初はA4用紙を4つに切った紙片に1枚につき1件のtodoを書いていきました。頭の中にひそかに残しているtodoがなくなり、頭の中が空っぽになるまでありとあらゆるtodoを書き出します。

2、次にそれらのtodoを行う場所別に分類します(「家」、「会社」、「外出中」、「通勤中」など)。

下準備はこれだけです。

そして、家にいる時、会社にいる時、外出している時、通勤途中などには、今自分がいる場所ですることにしていたTODOリストを見ます。

こうすることによって、今自分がいる場所でできるTODOだけを思い出すことが出来ます。自分が今いる場所ではできないTODOを見ずにすみますので、今できない案件を思い出してしばらくその案件について考えてしまうというような無駄、例えば家にいる時に会社でしかできないことを思い出したりということを省くことが出来ます。

ただし、「今いる場所でできるTODOはこのリストに書いてあることだけだ」と安心できるようになるためには、全てのTODOを書き出しておく必要があります。例えば全体の90%のTODOしか書き出していないとしましょう。そうすると「リストにはこれだけのtodoしか書いてないけど実はほかにもやることがあるんだよな。例えばえーと・・・」と考えてしまい、目の前のTODOリストのみに集中することはできません。

このようにGTDは「時間」でなく、「場所」でTODOを管理しますが、それでも時間による管理が必要なTODOもあります。1ヵ月後のセミナー、友人の披露宴、家族旅行の予定などです。

こういったものはカレンダーに書き込みます。カレンダーには、日付の確定したアポイントなど「この日に必ずやる!」というものだけを書き込みます。

そうすることで、「カレンダーに書かれてあるTODOは全てその日に行うものだ」とカレンダーを信頼することができます。

もし、カレンダーの中に日付の確定した予定といっしょに、その日にしなくても良いTODOを入れていたらどうなるでしょうか。

たとえば友人の披露宴の予定を書き込んだ同じ日の欄に、犬を洗う、本を買う、クリーニング屋にスーツを出す、、、と膨大なTODOを書きこんでいると、重要な予定でありその日に必ず行われる友人の披露宴のという予定が他の雑多なTODOに埋もれてしまいます。

このような事態を避けるためにカレンダーにはその日必ず行う予定のみを書き、カレンダーの信頼度を最大に保つことが重要です。
そしてそのほかのTODOは場所別管理するのです。

以上が"Getting Things Done"(和訳版:「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」)で提唱されている、TODO及びスケジュール管理の方法です。

この本では場所別TODO管理のほかにも、書類整理の方法などさまざまな工夫が紹介されてあります。ビジネスマンの方々にはご一読をお薦めします。


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タグ:GTD 手帳術
posted by Tabbycat at 21:50 | Comment(2) | TrackBack(0) | 生産性を高める | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
はじめまして。kaniと申します。日本の大学四年間+一年の海外大学留学を経て、今年から卒業後新入社員として働く予定の者です。

たまたま今日初めてこのサイトに辿り着いたのですが、私にとってとても興味深い内容で、思わずコメントさせていただきました。

というのも、私も留学から帰ってきて以降感じた英語に対する認識が、TabbyCatさんと全く同じものだったからです。

留学後TOEIC935点を取れるようにはなりましたが、だからといってぺらぺらとはいかず、「流暢に何の問題も無く英語をしゃべる自分」にはまだ程遠い状態です。。

本当に、TOEIC900を超えたところで何の意味も無く、英語を使うものとしての入り口に立ったに過ぎないということを痛感しています。同時に、点数にばかりこだわり、実際に使うことを全く想定していない日本の英語教育制度には全く持って違和感を感じざるを得ません。当然英語以前に日本語での教育が・・・、という論調ももっともではあり、様々な歴史的、文化的背景があることは理解しております。

ただ、日本にいる大勢の人がまがりなりにも英語教育を受け、無意識的に多くの海外文化にも触れ、またTOEICなどのテストを受験しているにもかかわらず、いざ英語を「使う」ということになるととたんに無頓着になっているこの状況は、客観的に見てひどく滑稽に思えます。

そんな中、自らの努力で「near native」としての力を獲得なさっている(しかもそれを他人にoutputしている)TabbyCatさんのブログを拝見し、自分もまだまだやってやる!というやる気を再び持つことができました。

使えるリソースはすべて使って、地道に努力していきたいと思います。

今後とも拝見させていただきますので、よろしくお願いします。
Posted by kani at 2009年01月04日 00:35
Kani様

コメントありがとうございます。

おっしゃるとおり、英語学習者として、TOEIC900オーバーや英検1級は、まだまだ入り口の段階ですね。

私にとって、英語学習はライフワークになりそうな予感がしています。

Kani様が大学卒業前の段階で既にTOEIC900オーバーの実力を身につけておられるのはすばらしいと思います。

今後の英語力向上と社会でのご活躍をお祈りしています!

今後も拙ブログのご愛顧よろしくお願いします。
Posted by TabbyCat =>Kani様 at 2009年01月06日 08:03
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