2010年09月16日

GTD式TODOリストの作り方(情報カード版)

これまでZenhabitsのGTDに関する記事の和訳をいくつか紹介してきました。今回は、私自身のGTDの活用法を紹介します(GTDについて詳しくは、はじめてのGTD ストレスフリーの整理術をご参照ください)。

GTDの特徴は、TODOを全て書き出し、頭の中でTODOを覚えておかなくても良い状態を保つことです。
 
用意するもの:
名刺サイズ情報カード、またはロディアNo11など、できるだけたくさん
・ペン1本
・ダブルクリップ1個

ステップ1.TODOを全て書き出す

やらないといけない事、やりたいと思っている事を、情報カード1枚に1件ずつ書きます。電話をかける、メールを書く、ミーティングを開く、ウェブで検索する、誰かと相談する、誰かに報告する、買い物する、図書館に本を返却する、ブログを書く、トレーニングする、ジョギングする、読む、捨てる、等々。様々な事を頭の中に抱えていることと思います。それらを全て書きます。

具体的な次の行動を示す「動詞」で終わるように書くことが大切です。例えば「年末旅行の計画を立てる」という曖昧な表現ではいけません。あなたは年末旅行の計画を立てる時まず最初に何をしますか?「家族とどこに行きたいか話し合う」などが考えられます。このような具体的な行動を書くのです。

こうしないと、TODOリストが「大掃除」「英語の勉強を始める」などという次の行動が曖昧なTODOで溢れてしまい、手をつけないまま放置してしまうことになります。

具体的な行動全てを書く必要はありません。英語学習の例ではとりあえず「インターネットで英語学習法を研究する」とだけ情報カードに書き込んでおけば十分です。研究の結果どの教材でどのように勉強するかが決まったら、次の行動を情報カードに書きます。例えば、「本屋でDuo3.0を買う」といった具合です。

このように次に取るべき行動を明らかにしておくことが大切です。

情報カードに書くときは、情報カードを横向きに使うことをお勧めします。この情報カードTODOリストは、完成した後ダブルクリップで留め、何度もめくってみ返します。この時に情報カードが横向きのほうがめくりやすいのです。


ステップ2.行動できる場所・状況を書く

「次の取るべき行動」を書いた情報カードを1枚ずつ取り出し、その行動はどこで、どんな状況だったら実行可能かを考え、情報カードの左下に書きます。

例えば、会社での用事が書かれた情報カードには「会社」と書きます。自宅でしかできないTODOが書かれた情報カードの左下には「自宅」と書きます。インターネットにアクセスしないと出来ないTODOには「オンライン」と書きます。買い物など外でしかできないTODOには「外」と書きます。

以上は一般的な分類ですが、この他にも色々な分類があります。例えば、電話をかける用事が多い人は、「電話」という分類を作ります。家族や上司との協議事項が多い場合には、「家族協議」「上司と協議」という分類を作ります。


ステップ3.場所・状況別にカードを分類する

まず、目次用の情報カードを作ります。1枚の情報カードを用意し、横向きにして、左端に場所・状況を縦に並ぶように書きます。これを「目次カード」と呼ぶことにします。

次に、TODOを書いた情報カードの左端に、「目次カード」の場所・状況と同じ行にマーキングします。「100円ノートの超メモ術」と同じ要領です。


マーキングが終わったら、目次カードを一番上にして全てのカードを束ね、右端をダブルクリップで留めます。このとき情報カードを場所・状況毎に分類すると、同じ場所・状況で実行できるTODOが一か所に集まります。

試しに、目次カードの「自宅」の行を左手の親指の爪で押さえて、TODOを書いたカードの「自宅」の行にマークしているカードにたどり着くまでパラパラとカードをめくってみてください。あっという間に「自宅」で分類されたカードまで来たはずです。

あなたのしなければならない事、したい事は全て情報カードに記録され、場所・状況別に整理されました。目次カードとマーキングによって、場所・状況による検索が瞬時にできるようになりました。

これでGTD式TODOリストの完成です。


ステップ4.実行する

TODOリストが完成したら、あとはどんどん実行していくのみです。このブログを見ているあなたは今、「オンライン」に分類されているTODOリストを実行できます。

今すぐ出来ることはありませんか?早速実行しましょう。

TODOリストは胸ポケットなどに携帯して、いつでもすぐに取り出せるようにしておきましょう。「会社」、「自宅」、「外」など自分が今いる場所や状況でできることがないかTODOリストを常にチェックして出来ることがあれば実行しましょう。


関連記事です。こちらも是非ご覧ください。
手帳遍歴7:GTD
私のGTD実践法(Zenhabits和訳記事)
GTDを使って目標を達成する5つの方法(Zenhabits和訳記事)
GTD人気の秘密(Zenhabits和訳記事)

参考になるサイト:
Extreme Gadgetの記事「GTD + R (Getting Things Done + RHODIA)」
ロディアNo11をつかったGTD式TODO管理の方法を紹介されています。動画解説までついていて分かりやすいです。



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posted by Tabbycat at 08:29 | Comment(0) | TrackBack(0) | 生産性を高める | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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